PDCA-Zyklus in ISO 9001:2015
Die Mutter aller Managementsystemnormen – ISO 9001 – verfolgt weiter den Ansatz von Planen (Plan), Durchführen (Do), Prüfen (Check) und Handeln (Act), kurz PDCA-Zyklus, um das Qualitätsmanagementsystem als Ganzes und dessen Prozesse fortlaufend wirksam zu verbessern.
Teil 4 der Reihe ISO/DIS 9001:2014 erklärt die Schnittstelle zu Risiken und Chancen im PDCA-Zyklus, erläutert den Nutzen des PDCA-Zyklus für das Unternehmen und dessen Kunden und gibt Anleitungen für die Umsetzung des PDCA-Zyklus.
Bisher veröffentlicht:
Teil 1: Ziele der Revision, Zeitplan, Übergangsfristen
Teil 2: High Level Structure für alle Managementsystemstandards
Teil 3: Prozessorientierter Ansatz
Was ist der PDCA-Zyklus?
Der PDCA-Zyklus dient im Rahmen des prozessorientierten Ansatzes dem systematischen Festlegen und Steuern von Prozessen, deren Wechselwirkungen und dem Qualitätsmanagementsystem als Ganzes, um eine fortlaufende Verbesserung zum Nutzen des Unternehmens, der Kunden und interessierten Parteien zu erzielen.
Die fortlaufende Verbesserung ist nach ISO/DIS 9001:2014 Punkt 3.21 definiert als wiederkehrende Tätigkeit zum Steigern der Leistung. Punkt 3.13 definiert Leistung als quantitativ oder qualitativ messbares Ergebnis. Die Leistung kann sich auf das Management von Tätigkeiten, Prozessen, Produkten oder Dienstleistungen, Systemen oder Organisationen (Unternehmen) beziehen (Leistungskaskade, Kennziffernkaskade).
In ISO 9001:2008 wird die PDCA-Methode als reine Anmerkung zum Punkt 0.2 Prozessorientierter Ansatz erwähnt. Im ISO/DIS 9001:2014 findet sich der eigenständige Punkt 0.4 PDCA-Zyklus mit Berücksichtigung von Risiken und Chancen mittels des risikobasierten Denkens (s. Teil 5).
In Verbindung mit ISO/DIS 9001:2014 Punkt 4 Qualitätsmanagementsystem und dessen Prozesse und Punkt 6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen ergeben sich die vier laufend zu wiederholenden Schritte (Regelkreis)
- Planen (Plan) bedeutet Ziele für das QM-System und dessen Prozesse unter Berücksichtigung von Wechselwirkungen und Risiken festzulegen und die dafür benötigten Ressourcen zu benennen. Der Umfang der Planung ist dabei abhängig von den jeweiligen Risiken. Mit der Planung sollen Ziele bzw. Ergebnisse erreicht werden, die mit den Kundenanforderungen und den Politiken des Unternehmens übereinstimmen (Strategie, Qualitätspolitik, Qualitätsziele, Zielvereinbarungen, Messgrößen (KPI), Termine, Verantwortliche, Befugnisse, Regelkommunikation, Kommunikationsplan, Eskalation)
- Durchführen (Do) steht für das Umsetzen der Pläne und der laufenden Verfolgung der Umsetzung der einzelnen Pläne (Termine, Verantwortliche, Befugnisse, Regelkommunikation, Eskalation). Dies gilt auch für Risiken und Chancen.
- Prüfen (Check) meint das Überwachen und (sofern zutreffend) Messen von Prozessen und deren Leistung, den sich daraus ergebenden Produkten und Dienstleistungen anhand Politiken, Zielen und Anforderungen sowie das Berichten über die erreichten Ergebnisse. Für das nachfolgende Handeln sind die Abweichungen (Risiken) zwischen Ist und Soll, aber auch die im Rahmen der Umsetzung entdeckten Verbesserungen (Chancen) zu bewerten (Strategie, Qualitätspolitik, Qualitätsziele, Zielvereinbarungen, Messgrößen (KPI), Berichte, Visualisierung, Regelkommunikation, Eskalation)
- Handeln (Act) steht für das Ergreifen von Maßnahmen zur Verbesserung der Prozessleistung, soweit notwendig. Es werden Maßnahmen zur Umsetzung und Kriterien zur Prüfung der Zielerreichung bzw. Ergebnisse festgelegt. Der Schritt des Handelns entspricht dem Lernen aus Fehlern oder aus erfolgreichen Projekten, den sogenannten gelernten Lektionen oder Lessons Learned, vgl. auch Punkt 7.1.6 Wissen der Organisation (Pläne, Zielvereinbarungen, Messgrößen (KPI), Termine, Verantwortliche, Befugnis, Regelkommunikation).
Das Modell des prozessorientierten Qualitätsmanagementsystems nach ISO/DIS 9001:2014 ordnet die verschiedenen Anforderungen den einzelnen Schritten des PDCA-Zyklus zu.
Der Entwurf ISO/DIS 9000:2014 Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe beschreibt mit Punkt 2.4.2 Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems die mögliche Anwendung der PDCA-Methode bei drei Leistungsstufen
- Aufrechterhaltung = „reaktive Verbesserung“ nach Anmerkung zu ISO/DIS 9001:2014 Punkt 10.1 Verbesserung Allgemeines – als Ergreifen von Maßnahmen, um die Leistung auf der gegenwärtigen Stufe aufrechtzuerhalten und die Ziele zu erfüllen. Dies entspricht der Abweichung von Ist und Soll, dem Wiederherstellen der Leistung durch Korrekturen und Korrekturmaßnahmen mit dem Abstellen der Ursache und Verhindern des erneuten Auftretens. Weitere Details dazu siehe ISO/DIS 9001:2014 unter 10.2 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen.
- Verbesserung = „schrittweise bzw. fortlaufende Verbesserung, sprunghaft (Durchbruch)“ nach Anmerkung zu 10.1 – steht für das Ergreifen von Maßnahmen, um die Leistung auf eine höhere Stufe zu steigern und die Ziele zu erfüllen oder zu übertreffen. Weitere Details dazu siehe ISO/DIS 9001:2014 unter 10.3 Fortlaufende Verbesserung.
- Innovation = „kreative (Innovation) oder neuorganisierende (Transformation) Verbesserung“ nach Anmerkung zu 10.1 – ist das Ergreifen von Maßnahmen, um die Leistung durch Erzeugen und Nutzen von neuem Wissen grundlegend umzugestalten und zu steigern. Innovation ist nach Punkt 3.42 ISO/DIS 9001:2014 definiert als Prozess, dessen Ergebnis eines neues oder wesentlich verändertes Managementsystem, Prozess, Produkt, Dienstleistung oder Technologie sein kann.
Aufrechterhaltung, Verbesserung und Innovation sind ausgewogen zu behandeln, um die Ziele eines Unternehmens wirksam und effizient zu erfüllen. Es zählt die für das Unternehmen bestmögliche Abstimmung aller Bereiche, nicht die „Überoptimierung“ eines Bereichs zum Nachteil des Ganzen.
Was ist der Nutzen des PDCA-Zyklus?
PDCA-Zyklus, Prozessorientierung (s. Teil 3) und risikobasiertes Denken (s. Teil 5) ergänzen sich gegenseitig, um mittels konsequentem Tun die Wertschöpfung zu sichern sowie ganzheitlich und nachhaltig zu steigern.
Entwurf ISO/DIS 9000:2014 Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe führt unter Punkt 2.3.6 Verbesserung folgende Vorteile für den mit dem PDCA-Zyklus erreichbaren Nutzen an
- Verbessern der Prozessleistung, Fähigkeiten des Unternehmens und der Kundenzufriedenheit
- verstärktes Ausrichten auf das Untersuchen und Bestimmen von Ursachen mit folgenden Korrekturmaßnahmen und Vorbeugungsmaßnahmen (vgl. risikobasiertes Denken)
- Verbessern der Fähigkeit interne und externe Risiken und Chancen vorwegzunehmen und darauf zu reagieren
- verbessertes Berücksichtigen von schrittweisen und bahnbrechenden Verbesserungen
- verbessertes Anwenden des Lernens um Verbesserungen zu erzielen
- verstärktes Antreiben zur Innovation.
Welche neuen Anforderungen an den PDCA-Zyklus gibt es?
Die prinzipielle Vorgehensweise beim PDCA-Zyklus ändert sich nicht. Neu ist, daß im Rahmen des risikobasierten Denkens Risiken und Chancen bei Planung (Plan), Durchführung (Do), Prüfung (Check) und Handeln (Act) zu berücksichtigen sind.
Die neuen Muss-Anforderungen an den PDCA-Zyklus ergeben sich im Wesentlichen aus dem Punkt 4.4 Qualitätsmanagementsystem und dessen Prozesse, speziell sind
- die erforderlichen Eingaben und die erwarteten (geplanten) Ergebnisse der Prozesse zu bestimmen
- die Kriterien, Methoden, Messungen, Leistungsindikatoren (KPI) für das wirksame Durchführen und Lenken der Prozesse zu bestimmen
- Risiken und Chancen der Prozesse zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen zu planen und umzusetzen
- Methoden für das Überwachen, Messen und, soweit angemessen, für das Bewerten von Prozessen und Prozessänderungen zu bestimmen, um das Erzielen angestrebter Ergebnisse sicherzustellen
- die Chancen zur Verbesserung der Prozesse und des Qualitätsmanagementsystems zu bestimmen.
Aus Punkt 6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen folgt speziell, daß bei Planungen des QM-Systems
- die in Punkt 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes genannten internen und externen Themen mit Relevanz für die Unternehmensstrategie und mit Auswirkung auf die Fähigkeit Ergebnisse (Leistungen) zu erreichen, zu bestimmen sind
- die in Punkt 4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien genannten interessierten Parteien und deren für das QM-System relevante Anforderungen zu bestimmen sind
- die Risiken und Chancen der Prozesse zu berücksichtigen sind, entsprechende Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen zu planen sind, umzusetzen sind und deren Wirksamkeit zu bewerten sind.
Wie lassen sich die Anforderungen des PDCA-Zyklus wirksam umsetzen?
Anleitung für die Umsetzung in Form von detaillierten Informationen leistet ISO 9004:2009 Leiten und Lenken für den nachhaltigen Erfolg einer Organisation – ein Qualitätsmanagementansatz, der bereits das risikobasierte Denken mittels Risiken berücksichtigt
- Punkt 7 Prozessmanagement mit Anregungen bezüglich Prozessplanung, Prozesslenkung, Prozessverantwortung und Prozessbefugnis
- Punkte 8.3 Messung, speziell 8.3.2 Entscheidende Leistungskenngrößen oder Key Performance Indicators KPI, 8.3.3 Internes Audit als Informationsquelle für Risiken und Chancen
- Punkt 8.4 Analyse der gesammelten Information für faktenorientierte Entscheidungen
- Punkt 8.5 Bewertung der durch Überwachung, Messung und Analyse erhaltenen Informationen mit Hinweisen zu Entscheidungsfindung, Berichtshäufigkeit und Trends
- Punkt 4.2 Nachhaltiger Erfolg mit vielen Maßnahmenempfehlungen für den PDCA-Zyklus
- Punkt 9 Verbesserung, Innovation und Lernen, speziell 9.2 Verbesserung, 9.3 Innovation und 9.4 Lernen
- informativer Anhang B Grundsätze des Qualitätsmanagements, speziell B.7 6.Ständige Verbesserung und B.8 7.Sachbezogener Ansatz zur Entscheidungsfindung (ZDF = Zahlen, Daten, Fakten).
Der Entwurf ISO/DIS 9000:2014 Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe erläutert unter Punkt 2.3.6 Verbesserung mögliche Maßnahmen, wie fortlaufende Verbesserungen im gesamten Unternehmen erzielt werden können. Punkt 2.3.7 Faktengestützte Entscheidungsfindung verweist auf das wichtige Verständnis für Ursache und Wirkung von Zusammenhängen und führt mögliche Maßnahmen für faktengestützte Entscheidungen an.
Das vom ISO/TC 176/SC2 mit ISO 9001:2008 herausgegebene „Introduction and Support Package“ mit dem Leitfaden ISO/TC 176/SC 2/N 544R3 15th Oct. 2008, Guidance on the Concept and Use of the Process Approach for management systems beschreibt unter Punkt 5.4 und 5.5 den PDCA-Zyklus im Zusammenhang mit der Prozessorientierung.
Unabhängig davon ist eine Bestandsaufnahme der aktuellen Prozessbeschreibungen betreffend Verbesserung, Innovation und Lernen – was wird getan?, wie wird es getan?, von wem wird es wann getan? – mit den neuen Anforderungen des ISO/DIS 9001:2014 durchzuführen. Dies betrifft insbesondere die Betrachtung von Risiken und Chancen. Die strategisch relevanten Prozesse des Unternehmens sind zu priorisieren.
Als Arbeitsunterlagen helfen die in Teil 3 Prozessorientierung angeführten SIPOC-Diagramme und Turtle- oder 8W-Diagramme.
Lesen Sie in Teil 5 mehr zum Risikobasierten Denken.
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Weitere Details:
→ www.iso.org
→ ISO/TC176/SC 2/N 544R3 15th Oct. 2008, Guidance on the Concept and Use of the Process Approach for management systems
